회의실 예약 시스템 시범 운영 결과 및 확대 운영 건의

총무팀 이하준

1. 개요

시범 기간: 9. 1.(화) ~ 9. 30.(수)

운영 대상: 본관 5~7층 회의실 12개

운영 방식: 대상 회의실은 예약 시스템 적용, 그 외 층은 기존 엑셀 예약표 유지

보고 목적: 시범 운영 결과 및 개선 방안 보고, 전 층 확대 운영 건의

2. 운영 결과

예약 실적: 총 486건

중복 예약: 시범 기간 중 0건 발생. 기존 엑셀 예약표 사용 시 월 10건 안팎 발생하던 중복 예약 해소

노쇼 현황: 예약 후 미방문 61건 발생. 직원 불만이 가장 많았던 사항임

체크인 운영: 9월 셋째 주부터 회의실 입구 태블릿을 통한 체크인 시범 적용

만족도 조사: 9. 28. ~ 9. 30. 실시, 총 38명 응답

전보다 편함 29명, 비슷함 6명, 불편함 3명

응답자의 약 76%가 기존 방식보다 편리하다고 평가함

3. 문제점

노쇼 발생: 전체 예약 486건 중 61건으로 예약 자원 활용 저하 및 직원 불만 유발

모바일 사용성: 휴대폰 화면의 시간 선택 영역이 작아 사용 불편 발생

개선 요청 미회신: 시스템 공급업체에 화면 수정 요청 완료, 회신 대기 중

확대 운영 비용: 추가 태블릿 수량 및 구매 비용 미확정. 재무팀과 협의 중

4. 개선 방안

노쇼 방지: 회의 시작 후 10분 이내 체크인이 없을 경우 예약을 자동 취소하는 방안 검토

화면 개선: 휴대폰 시간 선택 영역 확대 요청에 대한 공급업체 회신 및 수정 일정 확인

확대 비용 검토: 추가 태블릿 필요 수량 및 비용을 재무팀과 협의하여 산정

5. 향후 계획 및 건의

확대 운영 건의: 11. 2.(월)부터 본관 전 층(3~12층)으로 확대 운영 추진

추진 절차: 팀장 검토 후 경영지원본부장 승인 필요

미확정 사항: 확대 운영 여부, 추가 태블릿 수량 및 비용은 미확정 상태임

건의 사항: 시범 운영 결과를 바탕으로 전 층 확대 운영안 검토 및 승인 요청 예정임

보고 일정: 이번 주 금요일 주간 회의 시 경영지원본부장께 보고 예정임