회의실 예약 시스템 시범 운영 결과 및 확대 운영 건의

보고: 총무팀 이하준

1. 개요

시범 기간: 9/1(화)~9/30(수)

운영 대상: 본관 5~7층 회의실 12개

운영 방식: 대상 회의실은 시스템 예약, 그 외 층은 기존 엑셀 예약표 유지

보고 목적: 시범 운영 결과 공유 및 전 층 확대 운영 검토 건의

2. 운영 결과

예약 실적: 총 486건

중복 예약: 시범 기간 0건으로, 기존 엑셀 예약표 사용 시 월 10건 안팎 발생하던 중복 예약 해소

노쇼 발생: 61건으로 직원 불만이 가장 많았던 사항임

체크인 운영: 9월 셋째 주부터 회의실 입구 태블릿을 통한 체크인 시범 적용

만족도 조사: 9/28~9/30 실시, 총 38명 응답

전보다 편함 29명, 비슷함 6명, 불편함 3명

응답자 중 약 76%가 기존보다 편리하다고 평가함

3. 문제점

노쇼 관리 미흡: 예약 후 미사용 사례 61건 발생으로 회의실 운영 효율 저하 및 직원 불만 발생

모바일 사용성 부족: 휴대폰 화면에서 예약 시간 선택 칸이 작아 이용 불편 발생

개선 요청 미완료: 시스템 공급업체에 화면 수정 요청을 전달했으나 회신 대기 중임

확대 운영 비용 미확정: 추가 태블릿 구매 수량 및 비용이 정해지지 않았으며 재무팀과 협의 중임

4. 개선 방안

노쇼 방지: 회의 시작 후 10분 이내 체크인이 없으면 예약을 자동 취소하는 방안 검토

화면 개선: 모바일 예약 시간 선택 영역 확대를 공급업체에 요청한 상태이며, 반영 일정은 미정임

운영 효율 유지: 중복 예약 방지 효과를 바탕으로 시스템 운영 범위 확대 검토

비용 검토: 재무팀 협의를 통해 추가 태블릿 구매 수량 및 비용 확인 필요

5. 향후 계획 및 건의

확대 운영 건의: 11/2(월)부터 본관 전 층(3~12층)으로 확대하는 방안 제안

승인 절차: 팀장 검토 후 경영지원본부장 승인 필요

사전 확인 사항: 추가 태블릿 구매 규모 및 비용, 모바일 화면 수정 일정 확정 필요

건의 사항: 시범 운영 성과와 문제점 개선 방안을 바탕으로 전 층 확대 운영 여부 검토 및 승인 요청함. 확대 시행 여부는 미확정임.